Waarom wij geen sprint demo's meer doen

Collega Dennis schreef eerder over onze invulling van agile werken. Concluderend stelde hij dat je constant moet experimenteren met processen, om zo te kijken wat werkt, wat niet (meer) werkt en wat beter kan. Ons noodgedwongen experiment du jour is natuurlijk het Grote Thuiswerkexperiment van 2020. Al snel merkten we bij Aiden dat onze gebruikelijke sprintprocessen niet meer lekker pasten in de nieuwe situatie. Daarom voerden we een aantal aanpassingen door.

Een beetje agile sprint bestaat uit (maximaal) de volgende vaste teammomenten:

  • De daily standup
  • De refinement sessie
  • De sprint planning
  • De retro
  • De sprint demo

Op elk van die momenten hebben we in de afgelopen weken iets veranderd. We beginnen bovenaan.

Daily Standup

Ah, de standup. Op kantoor h茅t moment om dat eerste bakje koffie te pakken en elkaar eens diep in de ogen te kijken. De vaste riedel: wat deed je gisteren, wat doe je vandaag en heb je ergens hulp bij nodig?

Ik moet eerlijk toegeven: op een enkele hulpvraag na vind ik de standup inhoudelijk vaak niet super interessant. Een beetje team is namelijk al goed op de hoogte van wat er bij elkaar speelt. Maar wat er w茅l heel nuttig aan is, is precies dat diep-in-de-ogen-kijk-momentje. Weet je gelijk welke collega je vandaag beter niet lastig kunt vallen.

Wanneer er fulltime wordt thuisgewerkt blijkt de standup opeens een stuk belangrijker. Als je als Remi alleen zit is het extra fijn om elke dag even dat teamgevoel te hebben. Maar 'gevoel' werkt via een Google Hangouts verbinding toch ook gelijk een stuk lastiger.

Bovendien zitten we nu in relatief veel video calls. Hoe effectiever een call kan zijn, hoe beter voor de energie. En dat geldt dus ook voor de standup call.

Daarom staat onze standup nog steeds om 9:30. Maar v贸贸r de video call doet iedereen alvast een 'check-in':

Check die check-in

Met ons antwoord op de vraag "Hoe gaat ie?" zijn we transparant naar onze collega's over hoe we die dag in de wedstrijd zitten. Want we weten allemaal dat shit nu raar is. Dat er thuis kinderen rondrennen, familieleden ziek zijn of juist niemand is die voor de nodige afleiding zorgt. Dus is het ok茅 als het antwoord soms "馃槚Kut" is (al kwam die gelukkig nog niet voor).

Door ook gelijk onze doelen voor die dag in te vullen kunnen we in de standup call zelf focussen op eventuele hulpvragen. Want als het goed is hebben jouw collega's je check-in al voor de standup doorgenomen.

Refinement, planning en retro

Aiden heeft door de jaren heen al flink ge毛xperimenteerd met verschillende indelingen van de sprint. In de meest recente iteratie werkten we in sprints van 2 weken. De heartbeat van de sprint zag er zo uit:

  • Maandagochtend in week 1: sprint planning (bepalen wat er in de nieuwe sprint komt en wat de doelen van de sprint zijn)
  • Vrijdagochtend in week 1 en 2: refinement (stories op de backlog inschatten)
  • Vrijdagmiddag in week 1: tussen demo (met een biertje elkaar updaten over ons werk van die week)
  • Vrijdagmiddag in week 2: sprint demo en retro (met een biertje elkaar updaten over ons opgeleverde werk, plus het evalueren van de sprint)

De vrijdag was hierdoor effectief een babbeldag. Dat was altijd al intens (want vrijdag), maar des te meer wanneer het babbelen per video call moest gebeuren. Je week afsluiten met een call van 1,5 uur is gewoon niet zo'n handige. En hetzelfde geldt voor de start van je thuiswerkweek.

Dus gooiden we de sprint op de schop. We werken nu in sprints van 1 week, want dat schakelt een stuk sneller. En al onze teammomenten zijn op dinsdagochtend. Zo ziet dat er uit:

  • De retro is 贸m de dinsdag, van 9:00 - 9:30. Elke week retro'en hebben we geprobeerd, maar was overkill. Want laten we eerlijk zijn: zoveel gebeurt er niet in ons (sprint)leven op dit moment.
  • Iedere dinsdag hebben we van 9:45 - 10:45 refinement en sprint planning. Soms zijn we eerder klaar.
  • Op woensdag is iedereen (grotendeels) vrij. Donderdag, vrijdag en maandag zijn volledig vrijgespeeld om gewoon je ding te doen, in een schema dat bij jou past.

Het resultaat: hoewel velen van ons nu tijdelijk minder werken, boeten we niet in op effectiviteit. Sterker nog, enkele collega's geven aan nu effectiever en met meer focus te werken.

Sprint demo

En de demo dan? Klopt, die staat er niet meer tussen.

De sprint demo zou een feedback moment moeten zijn. Maar ook v贸贸r corona kwamen we er steeds meer achter dat dit eigenlijk niet zo was. Er zijn buiten ons team namelijk geen andere Hoog Ge毛erde Stakeholders die pas op dat soort momenten aansluiten 鈥 iets wat in veel corporates bijvoorbeeld wel het geval is. Feedback werd dus vaak al onderling tijdens de week opgehaald, waardoor de demo eerder een "doe mij eens complimenten" moment werd.

En da's leuk, want wie houdt er nou niet van een complimentenregen? Maar zeker in de huidige situatie is het super belangrijk om je werk transparant te maken. En om feedback hierop asynchroon inzichtelijk te maken (da's een fancy term voor dingen documenteren). Zodat niemand voor verrassingen komt te staan wanneer bepaalde keuzes eigenlijk al zijn beklonken.

Dus zijn we gestopt met offici毛le demo's aan het einde van de sprint. In plaats daarvan kan iedereen zich inschrijven op een 'demo slot' van 5 minuten in elke standup. Hierdoor krijgt de demo van zichzelf al meer het karakter van iets waar nog aan gewerkt wordt. En is het makkelijker om feedback te geven: die wordt nu na de standup gelijk via Slack gedeeld. Voor de mensen die niet bij de standup kunnen zijn nemen we de demo op. Zo is het hele proces inzichtelijk, en een stuk sneller.

Of deze learnings ook voor jouw team goed werken weet ik niet. Maar vooral de mini-demo's in de ochtend zijn een hele leuke manier om wat meer energie in de thuiswerkstandups te brengen. Probeer het eens!